Cara Membuat Rekonsiliasi Bank: Selangkah Demi Selangkah

Di tulisan ini saya akan tunjukan cara membuat rekonsiliasi bank selangkah demi selangkah, disertai dengan contoh kasus dan contoh format rekonsiliasi bank. Sebenarnya tidak sesulit yang dibayangkan jika konsep dasarnya sudah dipahami (jika belum, silahkan baca “Konsep Rekonsiliasi Bank“).

Tidak ada aturan baku (standar) untuk melakukan proses rekonsiliasi. Setiap pegawai akuntansi atau pembukuan mungkin memili tehnik yang berbeda dalam melakukan rekonsiliasi bank.

Ada yang memulai proses rekonsiliasi dengan mengidentifikasi dan mengumpulkan semua perbedaan. Lalu semua perbedaan itu dituangkan ke dalam lebar kerja rekonsiliasi. Baru dilakukan penjurnalan sekaligus. Persis seperti apa yang diajarkan saat di bangku kuliah dahulu. Saya sendiri, di awal-awal karir juga melakukan rekonsiliasi bank dengan cara seperti itu.

Seiring bertambahnya pengalaman, saya menemukan bahwa menelusuri transaksi baris-per-baris sangat memakan waktu. Jika jumlah transaksinya kurang dari 20 baris mungkin bisa dilakukan dengan cepat. Bayangkan jika jumlah transaksinya 300 an lebih. Mungkin akan butuh waktu berhari-hari.

Kebetulan jumlah transaksi yang saya tangani selalu banyak. Dan diakhir penelusuran, seringkali saya menemukan perbedaan yang sangat kecil. Sehingga usaha menelusuri satu-satu sejak di awal rasanya terlalu banyak buang waktu. Saya meninggalkan cara klasik yang diajarkan di kampus itu dan lebih suka melakukan identifikasi dan penjurnalan secara bertahap. Disamping lebih efesien waktu, lemabaran kerja rekonsiliasi juga menjadi lebih ringkas. Berikut adalah langkah-langkah yang biasa saya lakukan untuk mempercepat proses rekonsiliasi bank:

Langkah-1: Bandingkan Saldo Rekening Koran Vs Buku Kas Perusahaan

Sama atau berbeda? Kemungkinan untuk persis sama sangatlah kecil. Biasanya selalu ada perbedaan. Misalnya ditemukan Saldo Rekening Koran Rp 8,550,000, sementara saldo Buku Kas Perusahaan Rp 36,380,000. Perbedaan yang lumayan besar. Lanjutkan ke Langkah-2.

Langkah-2. Cari Transaksi Yang Bersifat ‘Auto’

Transaksi bersifat ‘Auto’ yang saya maksudkan di sini adalah biaya yang dikenakan oleh bank dengan langsung mendebit (memotong saldo) dan pendapatan yang diberikan oleh bank dengan langsung mengkredit (menambah saldo) rekening perusahaan, tanpa pemberitahuan terlebih dahulu, antara lain: biaya admin bank, bea meterai, biaya buku cek, bunga jasa giro, pajak atas bunga. Karena bank langsung melakukan transaksi tanpa pemberitahuan ke pihak perusahaan terlebih dahulu, maka perusahaan biasanya belum mencatat transaksi tersebut di dalam buku kas perusahaan.

Jenis transaksi ini rutin terjadi setiap bulannya, jumlahnya relatif sama dari bulan-ke-bulan, kisaran tanggal transaksinyapun lebih banyak terjadi mendekati akhir-akhir bulan (kecuali biaya buku cek—tergantung tanggal pengambilan). Cari jenis transaksi ini di dalam rekening koran. Biasanya antara tanggal 25 hingga 31 untuk setiap bulannya. Misalnya ditemukan:

• Biaya admin bank Rp 500,000, belum dicatat ke dalam buku kas perusahaan
• Biaya buku cek Rp 300,000, belum dicatat ke dalam buku kas perusahaan
• Bea materai Rp 50,000, belum dicatat ke dalam buku kas perusahaan
• Bunga jasa giro Rp 215,000, belum dicatat ke dalam buku perusahaan
• Pajak atas bunga Rp 15,000, belum dicatat ke dalam buku perusahaan.

Masukan transaksi-transaksi tersebut ke dalam buku kas perusahaan dengan jurnal, sbb :

[Debit]. Biaya Admin Bank = Rp 850,000

[Credit]. Kas – Bank Mandiri = Rp 850,000

(Biaya admin bank 500,000 + buku cek 300,000 + bea materai 50,000)

[Debit]. Kas – Bank Mandiri = Rp 200,000

[Debit]. Biaya Pajak atas bunga = Rp 15,000

[Credit]. Pendapatan Jasa Giro = Rp 215,000

(Untuk mencatat bunga jasa giro dan pajak atas bunga)

Dengan selesainya penjurnalan di atas berarti jenis biaya dan pendapatan auto telah dimasukan, dan saldo kas perusahaan akan berubah menjadi: 36,380,000 – 500,000 – 300,000 – 50,000 + 200,000 = Rp 35,730,000.

Dibandingkan dengan saldo dalam rekening koran yang hanya Rp 8,550,000, berarti masih ada selisih Rp 27,180,000, bukan? Lanjutkan ke Langkah-3.

Langkah-3. Buat ‘Lembar Kerja Rekonsiliasi’

Buat lembar kerja rekonsiliasi yang sederhana saja, lalu masukan saldo Buku Kas Perusahaan Rp 35,730,000 di ujung atas, dan saldo rekening koran sebesar Rp 8,550,000 di bagian bawah lembaran kerja, seperti berikut ini:

Langkah-4. Temukan Setoran Dalam Perjalanan

‘Setoran Dalam Perjalanan’ atau ‘Deposit in Transit’ yang dimaksudkan adalah cek (umumnya pembayaran dari pelanggan) yang sudah dicatat sebagai kas masuk akan tetapi belum disetorkan ke bank, atau sudah disetorkan tetapi belum berhasil di kliring sampai bank tutup buku, sehingga di rekening koran tidak muncul.

Kumpulkan semua setoran untuk bulan itu (di dalam buku perusahaan pasti di sisi debit, terutama pada tanggal-tanggal menjelang tutup buku), cari setoran itu di dalam rekening koran satu-per-satu (biasanya di sisi credit rekening koran, dari tanggal 20 ke atas). Setoran manapun yang tidak muncul di rekening koran, masukan ke dalam ‘Lembaran Kerja Rekonsiliasi’ di bagian “Setoran Dalam Perjalanan”. Lalu Jumlahkan. Misalnya ditemukan 3 setoran dalam perjalanan, sbb :

Setoran tanggal 29-Aug-2011 = Rp 15,000,000

Setoran tanggal 30-Aug-2011 = Rp 25,000,000

Setoran tanggal 31-Aug-2011 = Rp 10,000,000

Setoran Dalam Perjalanan       = Rp 50,000,000

(Catatan: Ini tidak perlu di jurnal, cukup di masukan ke dalam lembar kerja rekonsiliasi saja).

Langkah-5. Temukan Cek Beredar

‘Cek Beredar’ atau ‘Outstanding Check‘ yang dimaksudkan di sini adalah cek keluar yang sudah dicatat sebagai kas keluar (biasanya pembayaran kepada pihak luar) tetapi belum dicairkan oleh si penerima cek hingga bank tutup buku, sehingga saldo buku kas perusahaan sudah berkurang tetapi saldo kas di rekening koran belum berkurang.

Kumpulkan semua cek keluar bulan itu (di dalam buku perusahaan pasti di sisi kredit terutama pada tanggal-tanggal menjelang tutup buku), cari cek keluar tersebut di dalam rekening koran satu-per-satu (biasanya di sisi debit rekening koran). Setoran manapun yang tidak muncul di rekening koran, masukan ke dalam ‘Lembaran Kerja Rekonsiliasi’ di bagian “Cek Beredar”. Lalu Jumlahkan. Misalnya ditemukan 5 cek beredar, sbb :

Cek No. 389900 = Rp   3,500,000

Cek No. 389905 = Rp   5,200,000

Cek No. 389910 = Rp   2,000,000

Cek No. 389912 = Rp   8,000,000

Cek No. 389917 = Rp   4,300,000

Cek Beredar       = Rp 23,000,000

(Catatan: Ini tidak perlu di jurnal, cukup di masukan ke dalam lembar kerja rekonsiliasi saja).

Setelah langkah-4 dan 5 di atas dilakukan, maka anda seharusnya akan menghasilkan lembar kerja seperti di bawah ini :

 

Masih ada selisih Rp 180,000. Yang seperti ini, meskipun tidak terlalu sering, bisa saja terjadi. Dimanakah selisih ini? Cari! Caranya?

Langkah-6. Periksa Ulang Dan Telusuri

Pertama pastikan semua biaya-biaya bank dan pendapatan jasa giro (termasuk pajaknya) sudah dijurnal dan dimasukan ke dalam buku kas perusahaan. Jika tidak ada yang ketinggalan dan semuanya sudah dijurnal dengan benar. Lanjutkan periksa ulang ke lembaran kerja rekonsiliasi, pastikan semua setoran dalam perjalanan dan cek beredar sudah dimasukan ke dalam lembar kerja rekonsiliasi dengan benar. Jika semuanya sudah dimasukan dengan benar, berarti anda perlu melakukan penelusuran satu-per-satu.

Banyak? Lha wong pekerjaan satu bulan harus diperiksa ulang satu per satu, ya jelas buuaaanyak. Tidak usah stress, santai saja. Mungkin perlu minum dulu, luruskan badan, sambil bersihkan meja hingga benar-benar rapi. Setelah ketegangan mulai turun, duduk relax, pikirkan bagaimana caranya melakukan penelusuran dengan cepat?

Bagi para pemula, menelusuri transaksi satu-per-satu memang bukan pekerjaan yang bisa dilakukan dengan cepat. Apalagi jika jumlah transaksi cukup banyak. Tetapi ini adalah hal biasa bagi mereka yang sudah berpengalaman—bisa melakukan penelusuran dengan cepat, karena mereka biasanya sudah memiliki ‘sense’ (semacam instinct) yang bisa mengendus dari mana asal selisih itu. Oke. Saya kasih clue-nya :

• Jika selisihnya kecil (di bawah Rp 1,000,000), kemungkinan besar disebabkan oleh salah input angka. Artinya, kemungkinan semua cek dan slip setoran sudah terinput, hanya saja diinput lebih besar atau lebih kecil dari yang seharusnya.
• Jika selisihnya besar (di atas Rp 1,000,000), kemungkinan besar disebabkan oleh: (a) adanya cek keluar/slip setoran yang belum terinput; atau (b) ada cek keluar/slip setoran diinput duakali; atau (c) ada cek batal (kembali) yang lupa dijurnal pembalik (reversal journal).

Yang manapun dari kemungkinan di atas, mau-tidak-mau anda harus melakukan penelusuran transaksi-per-transaksi. Supaya tidak pusing lompat sana lompat sini, lakukan penelusuran dengan menggunakan nomor cek dan nomor slip setoran yang ada di rekening koran (setiap transaksi pasti ada nomor cek/nomor slip-nya). Mulai dari transaksi yang paling atas, misalnya nomor cek 389815.

Jika buku kas perusahaan menggunakan Excel, anda tinggal tekan Ctrl + F, masukan nomor cek tersebut. Jika menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur pencarian nomor cek, anda bisa menggunakan itu, masukan nomor cek tersebut. Perhatikan jumlah (amount)-nya. Terus lakukan hingga transaksi terakhir di rekening koran. Saya yakin anda akan menemukannya.

Dalam contoh kasus ini misalnya anda menemukan Cek No. 389825 di rekening koran menunjukan nominal Rp 1,200,000 tetapi di buku kas perusahaan menunjukan nominal Rp 1,020,000. Mungkin cashier ngantuk saat input cek tersebut. Apa yang harus dilakukan dengan ini?

Ambil dokumen terkait dengan transaksi tersebut, misalnya nota tagihan dari PT. XYZ atas pemebelian bahan baku. Periksa nominal tagihannya; apakah memang Rp 1,200,000 atau hanya Rp 1,020,000? Jika memang Rp 1,200,000 berarti hanya kasus salah input—anda cukup menegur data entry kas. Lalu buat jurnal penyesuaian :

[Debit]. Utang pada PT. XYZ       = Rp 180,000

[Credit]. Kas                                  = Rp 180,000

Setelah jurnal ini dimasukan, maka saldo buku kas perusahaan akan berkurang sebesar Rp 180,000, sehingga menjadi Rp 35,550,000. Ganti saldo akhir buku kas di lembar kerja rekonsiliasi (ujung atas) dari Rp 35,730,000 menjadi Rp 35,550,000, sehingga ‘Saldo Akhir Buku Kas Perusahaan Setelah Rekonsiliasi’ akan menjadi sama persis dengan ‘Saldo Akhir Kas Bank Mandiri, yaitu Rp 8,550,000.

Jika sudah sama, berarti pekerjaan rekonsiliasi bank sudah selesai. Print “Lembaran Kerja Rekonsiliasi” lalu arsipkan bersama-sama dengan rekening koran untuk bulan yang sama.

Note: Jika ternyata nota tagihan dalam kasus selisih di atas hanya Rp 1,020,000 berarti ini bukan sekedar kasus salah input, melainkan kasus lebih bayar! Bicarakan dan minta approval dari atasan sebelum memasukan jurnal penyesuaian.

Semoga Bermanfaat